Skip to the content

UBO-register: Koninklijk Besluit betreffende de werkingsmodaliteiten gepubliceerd

De invoering van de verplichting tot het aanleggen van een UBO-register door de wet van 18 september 2017 maakt het mogelijk om de uiteindelijk begunstigden (de ‘Ultimate Beneficial Owners’) van Belgische vennootschappen, verenigingen en stichtingen, trusts en andere vergelijkbare juridische entiteiten te identificeren.

Pas met het Koninklijk besluit betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register van 30 juli 2018 (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 14 augustus jl.) krijgt het UBO-register nu praktische uitwerking. Het KB treedt in werking op 31 oktober 2018. Dat betekent concreet dat alle informatieplichtigen vanaf dan één maand de tijd hebben om zich in regel te stellen met deze nieuwe formaliteiten. Maar de administratie heeft zopas bekendgemaakt dat voor de eerste registraties uitstel wordt verleend tot 31 maart 2019.

Wie is UBO?

Een UBO of ‘uiteindelijke begunstigde’ is een natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van een entiteit of zeggenschap heeft over een bepaalde entiteit. De wet somt verschillende categorieën op van uiteindelijke begunstigden volgens de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn. 

De identificatie van de uiteindelijke begunstigde van een vennootschap gebeurt trapsgewijs. Het gaat om 

  1. een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks (via een andere vennootschap) minstens 25% van de aandelen in een vennootschap aanhoudt of minstens 25% van de stemrechten uitoefent;
  2. ook wordt er gekeken naar een natuurlijke persoon die via andere middelen zoals bijvoorbeeld een aandeelhoudersovereenkomst zeggenschap over de vennootschap heeft;
  3. indien op basis van voornoemde criteria geen natuurlijke persoon als uiteindelijke begunstigde van de vennootschap kan worden geïdentificeerd, moeten de bestuurders van de vennootschap zichzelf aanduiden als UBO.

Bij verenigingen en stichtingen kwalificeren niet alleen de stichters van een stichting en de natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de vereniging of stichting werd opgericht of werkzaam is als uiteindelijke begunstigde, maar ook alle natuurlijke personen die in de raad van bestuur zetelen, belast zijn met het dagelijks bestuur of op een andere manier uiteindelijke zeggenschap hebben over de vereniging of stichting. Anders dan bij een stichting worden ook personen die gemachtigd zijn om een vereniging te vertegenwoordigen, geviseerd als UBO. 

Trusts en andere vergelijkbare juridische constructies kennen soortgelijke kwalificatienormen. Hier gaat het om de oprichter, de trustee, de eventuele protector, de begunstigden of de personen in wier hoofdzakelijk belang de trust werd opgericht of werkzaam is of elke andere persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, de uiteindelijke zeggenschap over de trust heeft.

Wie moet welke (persoonlijke) gegevens overmaken?

De bestuurders van vennootschappen, vzw’s en stichtingen/de trustees van trusts  zijn gehouden om de volgende gegevens over te maken aan het UBO-register: naam en voornaam van de uiteindelijke begunstigde; geboortedatum; nationaliteit; land van verblijf; volledige verblijfadres; datum waarop de persoon uiteindelijke begunstigde is geworden; rijksregisternummer.

Specifiek voor vennootschappen moet ook worden meegedeeld:

  • de categorie(ën) van personen waartoe hij/zij behoort (i.e. aandeelhouder, zaakvoerder of gelijksoortige uitoefening van het zeggenschap, hoger leidinggevend personeelslid);
  • of het gaat om een persoon die afzonderlijk of samen met andere personen aan één van bovenstaande categorieën beantwoordt;
  • of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;
  • en indien het gaat om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde: het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer (of elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de tussenpersoon is geregistreerd);
  • de omvang van het uiteindelijke belang in de informatieplichtige, namelijk het percentage van de aandelen of stemrechten in de informatieplichtige (of de gewogen percentages ingeval van een indirecte participatie).

Voornoemde informatie moet tijdig (te weten: binnen één maand te rekenen vanaf het tijdstip waarop de informatie van de uiteindelijke begunstigde gekend of gewijzigd is) worden geactualiseerd en desgevallend te worden gerapporteerd aan het UBO-register. Bestuurders of trustees die deze nieuwe formaliteiten niet naleven, riskeren een boete van 250 tot maximaal 50.000 EUR per inbreuk.

Is het UBO-register binnenkort voor iedereen raadpleegbaar?

Anders dan bij vzw’s, stichtingen, trusts of andere vergelijkbare constructies kan iedereen zonder voorafgaandelijk gemotiveerd schriftelijk verzoek en zelfs zonder legitiem belang, het UBO-register van een vennootschap inkijken. Bent u hiermee als uiteindelijke begunstigde niet akkoord, dan kan u in uitzonderlijke gevallen om geheimhouding van uw gegevens verzoeken. U zal in dat geval moeten aantonen dat u door de toegang wordt blootgesteld aan een onevenredig risico zoals het risico op fraude, ontvoering, afpersing of intimidatie. Een uitzondering kan tevens worden bekomen voor begunstigden die minderjarig of handelingsonbekwaam zijn.

Praktisch: wat moet u nu reeds doen?

Vennootschappen, vzw’s, stichtingen, trusts en andere vergelijkbare juridische entiteiten hebben tot 31 maart 2019 de tijd om voornoemde gegevens te verzamelen en mee te delen aan het UBO-register. Wij verwachten dat de Belgische administratie op korte termijn meer richtlijnen omtrent de praktische uitwerking kenbaar zal maken op haar website

In afwachting hiervan is het raadzaam om u voor te bereiden op voormelde verplichtingen door: 

  1. het verzamelen van nauwkeurige en uitvoerige informatie van de uiteindelijke begunstigden van uw organisatie, alsook alle juridische entiteiten waarvan uw uiteindelijke begunstigden gebruik maken om zeggenschap over uw organisatie uit te oefenen;
  2. te beschikken over bewijsstukken waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is;
  3. te zorgen voor de nodige procedures binnen uw organisatie zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt;
  4. te zorgen voor een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde die de gevraagde informatie via het platform MyMinFin in naam van uw organisatie kan meedelen.

 

About the author

Thomas Zwaenepoel

Thomas Zwaenepoel

Thomas joined KPMG in 1996 and has almost 20 years of experience in the field of corporate income taxation.  He leads the family  business practice. Key areas of expertise include corporate tax, R&D tax incentives, tax efficient group restructuring and tax rulings.

His client portfolio include a wide variety from Belgian based family businesses to Belgian subsidiaries of foreign multinationals.

Connect with us


Thomas Zwaenepoel
Partner

Corporate Tax
Brussels

Share this

Tags


Related articles