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La Covid-19 et la digitalisation de l’assemblée générale

La crise sanitaire liée à la Covid-19 a clairement démontré qu’il s’agit d’une nécessité de pouvoir organiser l’assemblée générale à distance, sans pour autant que les statuts ne le prévoient explicitement.

Suite à une première introduction de ce principe par arrêté royal, le législateur a tenu à répondre à ce besoin par le biais de la Loi du 20 décembre 2020 portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus Covid-19 (la « Loi »).

Cette Loi prévoit la possibilité pour une SRL, une SC et une SA d’organiser l’assemblée générale à distance et ce, sans qu’une autorisation statutaire ne soit requise. En outre, la Loi introduit également des dispositions similaires pour les A(I)SBL, qui ne seront pas abordées dans le présent article. Les dispositions pertinentes sont entrées en vigueur le 24 décembre 2020, mais la durée de certaines dispositions est limitée jusqu’au 30 juin 2021.

Participation à distance

Auparavant, la participation à distance à l’assemblée générale était uniquement autorisée si les statuts le prévoyaient explicitement. Cette exigence de disposition statutaire a aujourd’hui été abolie. Désormais, l’organe d’administration peut choisir de permettre la participation à distance à l’assemblée générale et ce, au moyen d’un outil de communication électronique mis à disposition par la société. Un certain nombre de conditions doivent cependant être remplies :

  • L'organe d’administration doit prendre une décision afin d’autoriser la participation à distance à l'assemblée générale.
  • Les moyens de communication électroniques doivent permettre de contrôler la qualité et l'identité de l'actionnaire.
  • Les moyens de communication électroniques doivent également permettre aux titulaires de titres de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions de l'assemblée et, dans le cas des actionnaires, d'exercer leur droit de vote.
  • Les moyens de communication électroniques doivent permettre aux titulaires de titres de prendre part aux délibérations et d'exercer leur droit de poser des questions. Jusqu’au 30 juin 2021, les moyens de communication électronique qui ne garantissent pas ces droits seront également acceptés, sous réserve d’une motivation par l’organe d’administration.
  • Les membres du bureau (et non plus les administrateurs et le commissaire) sont toujours tenus d'assister physiquement à la réunion.

En outre, il n'est plus nécessaire d’inscrire dans les statuts les principes de base (comme la méthode de vérification de l’identité et de la qualité) auxquels une assemblée générale électronique doit se conformer.

Cela ne signifie pas qu’il est inutile d’établir un dispositif en la matière. En effet, la vérification tant de la qualité que de l’identité de l’actionnaire est nécessaire afin de s’assurer de la participation d’un nombre minimum d’actionnaires à l’assemblée (par exemple dans le cadre du respect des règles de quorum et de majorité). Cela peut se réaliser au moyen de différentes plateformes de vidéo-conférence ou de téléphonie, telles que Teams, Zoom, Skype, etc. Les circonstances concrètes permettront de déterminer quel outil de communication sera le plus adapté à la société concernée. Un moyen de communication électronique sophistiqué avec contrôle d’accès n’est donc pas toujours nécessaire.

Vote préalable à distance

Les règles concernant le vote préalable par écrit (pour les SRL et SC) ou par lettre ou via le site de web de la société (pour les SA) à l'assemblée générale restes inchangées. L’identité et la qualité du membre qui vote de cette manière doivent être vérifiées conformément aux statuts.

Assemblée générale écrite

Enfin, la Loi apporte des modifications limitées aux dispositions relatives aux assemblées générales écrites au sein des SRL, SC et SA. La Loi précise que la technique des décisions unanimes par écrit ne peut pas être appliquée aux « modifications des statuts » plutôt qu’aux décisions « qui doivent être adoptées par acte authentique ». En pratique, cependant, la formulation se résume souvent à la même chose.

 

Auteur : Gert Cauwenbergh, KPMG Law

Avec la collaboration de Deeliah Chakowa, KPMG Law

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Thomas Zwaenepoel
Partner

Corporate Tax
Brussels

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